Entenda como funciona o processo de fechamento mensal

Entenda como funciona o processo de fechamento mensal

O fechamento mensal é um processo em que são apuradas todas as movimentações financeiras, contábeis, fiscais e trabalhistas que ocorreram dentro de uma empresa em um mês de exercício.

Esse procedimento, além de ser obrigatório para algumas empresas, também é de extrema importância para a gestão do negócio. Por meio dele, o gestor pode verificar as contas movimentadas e tomar decisões para melhorar os resultados do negócio no período seguinte.

Devido à grande importância que o fechamento mensal tem para uma empresa, decidimos dedicar este artigo a ele. Hoje, você entenderá, definitivamente, como funciona esse processo. Confira!

O procedimento do fechamento mensal

O procedimento de fechamento mensal abrangerá vários setores dentro de uma empresa. Basicamente, ele consistirá em reunir todos os dados gerados nos departamentos em relatórios mais enxutos e resumidos, contendo a informação mais detalhada e precisa para entendimento do gestor.

Com essas informações em mãos, será possível verificar como cada um dos departamentos se comportou ao longo do mês, seus gastos e gargalos. Assim, a gestão da empresa pode estudar ações para otimizar a performance de cada um ou reduzir possíveis gastos dispensáveis.

Muitas organizações negligenciam o fechamento mensal, fazendo-o apenas no final de um ano, para realizar o registro das demonstrações contábeis, o que é obrigatório para todas as empresas, exceto o microempreendedor individual.

Ocorre que, quando esse procedimento é realizado de forma anual, será impossível identificar problemas e cortá-los pela raiz antes que eles provoquem estragos maiores na gestão ou estrutura do seu negócio. Agora, mostraremos como funciona a participação de cada um dos departamentos no processo de fechamento mensal. Continue lendo!

A movimentação trabalhista

A movimentação trabalhista que compõe o fechamento mensal tem como base a relação de emprego que existe em seu negócio. Portanto, é necessário que todos os fatos que movimentaram valores sejam devidamente registrados. Entre eles, podemos destacar:

guia de recolhimento de tributos como FGTS e INSS;
recibos de pagamento de salários, férias, pró-labore, vales-transporte, rescisões, atestados médicos, entre outros;
comprovante de recolhimento de contribuição sindical.

A movimentação fiscal

No movimento fiscal, devem estar todos os documentos fiscais de entrada e saída, independentemente do tipo. Atualmente, sabemos que existem NF-e, NFC-e, NFS-e e outros documentos que comprovam a entrada ou a saída de algum produto e serviço. Para que o fechamento mensal seja realizado da forma correta, é necessário que todos esses documentos sejam devidamente registrados.

A movimentação fiscal é muito importante no processo de fechamento mensal, porque interfere diretamente em outros departamentos, como o financeiro. Um exemplo clássico dessa relação é a instauração de um processo de contas a receber.

Ele inicia-se a partir do momento em que a empresa efetua uma venda, comprovada por meio de uma nota fiscal de saída. Portanto, a mesma informação gerada no setor fiscal é utilizada pelo financeiro, para que ele realize suas atividades diárias.

Além disso, existe outro departamento que é diretamente afetado por todas as operações de lançamento e emissão de notas fiscais em uma empresa, o estoque, mas dedicaremos um tópico para discorrer sobre ele. Continue lendo!

O controle e acompanhamento do estoque

O controle de estoque, de fato, é um procedimento mais realizado em empresas que comercializam produtos, afinal, perder uma venda pela falta de determinado item é algo inaceitável para esse tipo de negócio.

Entretanto, toda organização deve manter um controle efetivo sobre produtos em estoque, mesmo as prestadoras de serviço. Afinal, ninguém consegue realizar uma atividade apenas com a mente — em algum momento, será necessário utilizar algum material ou produto para auxiliar nos trabalhos.

Além disso, o estoque é item indispensável em uma demonstração mensal e também fonte de informações para a gestão da empresa, podendo-se verificar se há produtos parados no estabelecimento, gerando custos, e comandar algumas ações para dar saída a esses materiais.

A movimentação financeira

No departamento financeiro, são registrados os movimentos de pagamentos e recebimentos (exceto das questões trabalhistas) que ocorreram dentro da empresa em determinado período.

Basicamente, são lançados os pagamentos de impostos, fornecedores e demais despesas comuns do dia a dia de um negócio. Além disso, esse departamento é o responsável por gerenciar o combustível que mantém a empresa ativa, ou seja, os recebimentos de seus clientes, além de administrar o fluxo de caixa.

A integração desse departamento com os demais é de extrema importância, pois ele utilizará a informação gerada por todos para realizar pagamentos, receber valores e cobrar clientes em débito.

O papel da contabilidade no processo de fechamento mensal

Por fim, temos a contabilidade. Resumidamente, o que ela fará é reunir todos esses dados brutos, que, em um primeiro momento, não serviriam para analisar a empresa de uma forma mais ampla, e transformá-los em informações precisas e detalhadas.

Em outras palavras, o contador e a sua equipe têm conhecimentos técnicos para tratar os dados enviados para eles, conferi-los e verificar se estão de acordo com a realidade da empresa. Em seguida, realizam o procedimento de fechamento e emitem os relatórios para a gestão da empresa.

São inúmeros, os documentos que podem ser analisados: balancetes, balanço, demonstração de resultado, índices financeiros, relatórios de entrada e saída, relação de clientes ou fornecedores em aberto, relatórios de contas específicas (como caixa e bancos), entre outros.

Mais importante que verificar esses documentos do fechamento mensal emitido pela sua contabilidade, é compará-lo com períodos anteriores e verificar a evolução das contas do seu negócio.

Assim, é possível verificar em quais pontos a sua empresa falhou e corrigi-los, bem como avaliar os pontos positivos e criar meios de aumentar os resultados obtidos.

Entretanto, para que isso realmente funcione, além de organizar a sua empresa, é necessário contar com o apoio de um profissional da contabilidade que tenha uma equipe especializada e treinada para atuar com esse tipo de procedimento.

Afinal, como você pôde perceber, o fechamento mensal é um procedimento que envolve quase todos os departamentos de uma empresa, entretanto, toda a informação gerada é centralizada em sua contabilidade, que conhece as técnicas e os métodos para transformar esse emaranhado de dados em informação precisa e valiosa.


Publicado em: 08/10/2018 08:00:00
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