A régua de cobrança é um instrumento essencial para cobrar seus clientes com eficiência e, de quebra, combater a inadimplência.
Ela funciona como um roteiro que determina cada mensagem, ação e canal de comunicação durante o processo de pagamento.
Assim, você consegue padronizar a cobrança e garantir os recebimentos para manter a saúde financeira do negócio.
Veja o que você vai aprender neste artigo:
Continue a leitura e aprenda a criar um processo de cobrança infalível.
Régua de cobrança é um roteiro usado pelas empresas para cobrar seus clientes de forma sistemática.
Ela define datas específicas para enviar lembretes, disponibilizar o meio de pagamento, informar sobre fatura atrasada, entre outros eventos importantes para uma cobrança bem-sucedida.
Dessa forma, todos os contatos são planejados e a empresa consegue combater a inadimplência com um processo organizado.
Para elaborar uma régua de cobrança, você deve pensar na linha do tempo que envolve o pagamento.
Ou seja, desde o recebimento do boleto (cobrança no cartão de crédito, débito automático ou a forma escolhida) até um eventual atraso ou situação inadimplente.
O objetivo é garantir que o cliente pague dentro do prazo e, assim, evitar ao máximo os débitos em aberto ou a necessidade de negativação do consumidor.
Por suas características, a régua de cobrança é um instrumento muito utilizado nas empresas da economia da recorrência, que trabalham com pagamentos por assinatura, plano e mensalidade.
A régua de cobrança estabelece várias regras para cobrar clientes conforme a atividade da empresa, estágios do pagamento e perfil do consumidor.
Ela pode ser implementada manualmente, por meio de um cronograma de mensagens, notificações e contatos, ou automatizada com o apoio de um sistema de gestão online.
Obviamente, é muito mais fácil implementar a régua com a ajuda de uma ferramenta, já que enviar mensagens manualmente para lembrar cada cliente sobre o pagamento não é nada prático.
Além disso, os sistemas modernos permitem personalizar o processo de acordo com o perfil do cliente, usando uma abordagem mais branda ou mais intensa conforme a situação exige.
Isso ajuda a otimizar a cobrança e aumenta as chances de recuperação de dívidas.
Na prática, a régua de cobrança inclui várias notificações para avisar o cliente sobre as faturas pendentes, que estão para vencer e que já venceram, por exemplo.
Os canais de comunicação são escolhidos conforme a mensagem e a conveniência.
Os mais usados são e-mail, SMS, WhatsApp e telefone, que podem acompanhar ou não uma carta de cobrança.
A régua de cobrança é essencial em qualquer empresa, principalmente quando o negócio se baseia em pagamentos recorrentes.
Veja algumas das vantagens desse processo.
Um dos principais benefícios da régua de cobrança é a facilitação do recebimento, que impacta positivamente as finanças da empresa.
Quando a organização entende as diferentes etapas da cobrança e consegue notificar o cliente nos momentos certos, as chances de receber tudo em dia são muito maiores.
Um dos grandes desafios da gestão financeira é conciliar as contas a pagar e a receber, de modo que a empresa sempre tenha dinheiro em caixa para cumprir suas obrigações.
Quando o processo de cobrança é eficiente, os pagamentos são feitos dentro do prazo e a empresa consegue cobrir os custos com tranquilidade.
Do contrário, os atrasos em pagamentos podem deixar o negócio no vermelho e, assim, aumentar a sua necessidade de capital de giro.
Toda empresa lida com algum nível de inadimplência, mas uma boa régua de cobrança pode reduzir muito esse problema.
Para começar, as notificações eliminam o risco de o cliente simplesmente se esquecer de pagar.
Além disso, se o pagamento atrasar, são feitas várias tentativas de contato e negociação para recuperar a dívida o mais rápido possível.
Em um país com 66% de endividados e 25,2% de inadimplentes (dados da CNC, publicados na Agência Brasil), é melhor prevenir do que remediar.
Se você não tiver um processo padronizado de cobrança, terá muito mais dificuldades para notificar clientes e manter um índice de inadimplência baixo.
Por isso, é importante profissionalizar essa gestão por meio da régua de cobrança.
Quando o cliente recebe mensagens padronizadas e em uma sequência lógica, sua confiança na empresa aumenta consideravelmente, incentivando o pagamento em dia.
Para fazer sua regra de cobrança, avalie todo o processo de pagamento e identifique os principais pontos em que é preciso se comunicar com o cliente.
Então, defina mensagens e canais de comunicação para cada um desses pontos.
Na maioria dos casos, as empresas começam a enviar notificações alguns dias antes da cobrança, avisam sobre o dia do vencimento e, depois, iniciam as mensagens sobre pagamento não identificado, caso haja um atraso.
Além disso, você deve definir datas de corte para intensificar a cobrança, dependendo do tempo de atraso do pagamento.
Nos padrões gerais do mercado, as empresas só negativam clientes inadimplentes nos órgãos de proteção ao crédito (como SPC, Serasa e Boa Vista) depois que a dívida completa 30 dias de atraso.
Mas o objetivo da régua de cobrança é evitar ao máximo que a situação chegue a esse ponto.
Por isso, o plano deve prever várias tentativas de contato e negociação amigável antes de partir para medidas mais drásticas.
Agora que você entendeu como funciona a régua de cobrança, podemos trazer mais detalhes, avançando para ideias de roteiro para diferentes meios de pagamento.
Veja como agir em cada situação.
O boleto bancário ainda é um dos meios de pagamento mais populares do mercado.
Além de ser prático, ele é o mais democrático, porque pode ser usado pela população desbancarizada.
Se a sua empresa trabalha com boletos, você pode criar uma régua de cobrança a partir deste modelo:
Confira também algumas dicas para facilitar a cobrança por boleto:
A cobrança por cartão de crédito costuma ter um índice de inadimplência menor, já que o valor cai automaticamente na fatura do cliente no caso de pagamentos recorrentes.
Mesmo assim, é preciso ter uma régua de cobrança - você pode usar este modelo:
No caso do débito automático, a régua de cobrança é bem parecida com a do cartão de crédito, já que o objetivo é notificar o cliente em caso de erro no pagamento.
Veja um exemplo:
